Zalety i wady systemu ERP – Paweł Prymakowski

System ERP jak każde rozwiązane ma swoje wady i zalety. Jednak ze względu na mnogość rozwiązań, modeli płatności i instalacji jesteśmy w stanie dopasować system do oczekiwań klientów. Dzięki temu zyskasz system odpowiadający na najważniejsze potrzeby, z eliminacją większych wad standardowych rozwiązań. Dla każdego przedsiębiorstwa różne zagadnienia będą miały zmienną ważność. Warto znaleć system i firmę wdrożeniową, która zrozumie nasze priorytety i zminimalizuje istnienie bądź intensywność negatywnych aspektów.

Ciężko jest wymienić wszystkie zalety i wady systemu ERP. Skupię się jednak na przedstawieniu tych najważniejszych i najczęściej występujących.

Zalety systemu ERP

Modułowość systemu

System ERP jest złożony z modułów, które obsługują wszystkie obszary w Twojej firmie. Dzięki temu nie musisz korzystać z kilu aplikacji czy systemów do obsługi różnych obszarów firmy. System ERP to jedno narzędzie. Dzięki temu zarządzanie i praca stajają się bardziej efektywne.

Co ważne, podczas wyboru ERP możesz wdrożyć tylko te moduły, które są Ci potrzebne. Można uruchomić np. moduł finansów, księgowości, kadr i płac, ale nie uruchamiać modułu do obsługi marketingu. Odpowiednio dobrany system zapewni Ci wsparcie we wszystkich obszarach, których potrzebujesz. Dodatkowo, jeśli Twoja firma zacznie się rozrastać, możesz zawsze uruchomić dodatkowe moduły.

Elastyczne koszty i funkcjonalności

Takie rozwiązanie sprawia, że płacisz jedynie za te funkcjonalności z których korzystasz. Sam dobór funkcjonalności jest też elastyczny. Na etapie wyboru systemu i wdrożenia systemu nie musisz się martwić, że zabraknie Ci jakiejś funkcjonalności. Rozwiązania, które oferujemy można łatwo rozszerzać o nowe obszary wsparcia.

Oszczędności

Wdrożenie systemu ERP przyniesie Twojej firmie oszczędności. Ponieważ większość rozwiązań opartych jest teraz o rozwiązania chmurowe nie musisz inwestować w drogi sprzęt czy infrastrukturę. System ERP pozwoli Ci również zaoszczędzić koszty przeznaczane na dział IT – wsparciem zajmie się Twój dostawca systemu. To również on będzie odpowiedzialny za aktualizacje systemu.

Dodatkowo, o czym wspominałem wcześniej, płacisz tylko za wykorzystane zasoby. Poza tym, mimo że system sam w sobie jest droższy, to zawiera w sobie funkcjonalności wielu narzędzi i systemów, z których korzysta twoja firma. Przejście na jeden zintegrowany system ułatwia zarządzanie i kontrolę kosztów (w tym tych przeznaczonych na IT).

Wysoki poziom bezpieczeństwa danych

Korzystanie z systemów ERP, zwłaszcza tych opartych o chmurę to bardzo wysoki poziom bezpieczeństwa danych. Ponieważ dane zabezpieczane są przez dostawcę systemu (czyli np. Microsoft) to on jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo. Biorąc pod uwagę fakt, że producenci oprogramowania do zarządzania to bardzo często liderzy na rynku rozwiązań informatyczny możesz mieć pewność, że dane są chronione przez zabezpieczenia światowej klasy. Nawet z najlepszym zespołem IT ciężko jest samemu zapewnić taki poziom bezpieczeństwa.

Zgodność z przepisami

Systemy ERP są dostosowywane do wymogów prawnych. Zarówno krajowych jak i międzynarodowych. Dzięki temu nie musisz się martwić o spełnianie odpowiednich przepisów celnych czy podatkowych, ponieważ system dba o to, żeby wszystkie dokumenty i płatności odbywały się poprawnie.

Dodatkowo nasi specjaliści dbają o to, aby system zawsze był dopasowany do zmian w polskim porządku prawnym. Inwestując w odpowiednie rozwiązanie inwestujesz w zgodność swojej działalności z przepisami.

Lepsza kontrola nad firmą

Ponieważ system ERP pozwala zarządzać wszystkimi obszarami w firmie zyskujesz jedno narzędzia, które udostępnia Ci widok wszystkich procesów. Łatwo możesz powiązać zamówienia z dostawami czy nadzorować płatności. Ponieważ jest to jedno narzędzie dla wszystkich obszarów przedsiębiorstwa działy mogą łatwo wymieniać dane między sobą i korzystać z nich. Dzięki temu cała firma jest połączona siatką powiązań i może zwiększać efektywność pracy.

Zwiększona wydajność

System ERP pozwala skrócić czas i zmniejszyć wysiłek pracowników do wykonywania ich codziennych zadań. Dodatkowo rozwiązanie pozwala zmniejszyć ilość lub nawet wyeliminować powtarzające się ręczne procesy, odciążając członków zespołu i skupiając się na zadaniach wpływających na przychody. System może również pomóc w przyjęciu i egzekwowaniu najlepszych praktyk branżowych, dostosowując wszystkie działania w przedsiębiorstwie.

Dodatkowo technologie oferowane przez nowoczesne systemy ERP takie jak sztuczna inteligencja (AI), uczenie maszynowe, automatyzacja procesów i inne, wspierają automatyzację i inteligentne możliwości sugestii. Te funkcje pomagają zarządzać działaniami biznesowymi, takimi jak prognozowanie popytu, generowanie zamówień zakupu i śledzenie produktów od produkcji do dostawy.

Wady systemu ERP

Złożoność projektu i czasochłonność

Wśród wad systemu ERP często wymienia się złożoność projektu czy czasochłonność. Jednak nie musi tak być. Istnieją ścieżki szybkich wdrożeń, które w kilka dni pozwalają uruchomić system w firmie.

IT Vision oferuje model szybkiego, 10-dniowego wdrożenia systemu Dynamics 365 Business Central.

Złożoność i czasochłonność występują w przypadku, gdy firma potrzebuje systemu dopasowanego do jej indywidualnych potrzeb. Wydłużony czas wdrożenia i jego kompleksowość wynika w takim przypadku z dostosowania funkcji do indywidualnych i nieszablonowych potrzeb firmy. Czyli z tak zwanej customizacji.

W tym miejscu warto podkreślić, że nie każda firma będzie potrzebowała takiej customizacji. W zależności od oczekiwań system można wdrożyć już w 10 dni lub w przeciągu kilku tygodni/miesięcy. Aby określić czas potrzebny na wdrożenie, najlepiej skontaktować się ze specjalistą, przekazać wymagania systemu i dowiedzieć się jakie rozwiązanie będzie najbardziej odpowiednie dla firmy.

Spory wydatek finansowy

Wiele firm planujących wdrożenie systemu do zarządzania lub wymianę posiadanego przez nich ERP obawia się znaczących wydatków finansowych. Owszem wdrożenie systemu ERP nie jest tanie. Jednak jego koszt zależy od ilości customizacji i modułów, które wdrożymy w firmie. Cena zależy też od modelu wdrożenia (w chmurze, instalacja lokalna, lub model mieszany) oraz od zakupu i subskrypcji licencji.  Warto pamiętać, że ten wydatek to inwestycja. Pozwoli on obniżyć koszty pracy, poprzez jej automatyzację. Pozwoli także zmniejszyć koszty materiałowe dzięki planowaniu produkcji i wydajnemu wykorzystaniu zasobów. Dodatkowo ERP zwiększy płynność finansową. Podsumowując wydatek na instalacje systemu do zarządzania będzie związany ze zwrotem z inwestycji.

Wysokie ryzyko i skomplikowane wdrożenie

Często wdrożeniu tak kompleksowego i złożonego narzędzia jak system do zarzadzania towarzyszy wysokie ryzyko. Zwłaszcza jeśli system ma dużo indywidualnych dopasowań / customizacji. Dodatkowe moduły czy indywidualne rozwiązania sprawiają, że ryzyko może rosnąć. Zwiększa się także skomplikowanie wdrożenia. W przypadku sprawdzonych i doświadczonych partnerów, takich jak IT Vision odpowiedzią na te zagrożenia są: sprawdzona metodyka wdrożeniowa i wdrożenie w modelu fixed price.

Fixed price to model cenowy z kosztami stałymi. Gwarantuje stały budżet projektu, niezależnie od czasu i kosztów. Główną zaletą modelu stałej ceny jest to, że umożliwia klientowi zaplanowanie i ustalenie dokładnego budżetu.

Obawa przed wysokimi kosztami utrzymania

Jedną z często występujących obaw i wskazywanych wad jest wysoki koszt utrzymania systemu. W tym aktualizacji. Oferowany przez nas model wdrożenia to przewidywalny poziom kosztów utrzymania i tanie upgrade’y. Dodatkowo warto pamiętać, że korzyści (i oszczędności) z wdrożenia szybko przewyższają koszty.

Wady i zalety systemów ERP zależą od typu wdrożenia

Warto podkreślić, że część wad i zalet systemów ERP będzie zależała od typu wdrożenia. W przypadku systemów instalowanych lokalnie konieczna będzie inwestycja również w zaplecze techniczne czy opłacanie upgradów systemu. W przypadku rozwiązania zakupionego w chmurze potrzebne będzie silne i stabilne łącze, aby zapewnić dostęp do systemu i bieżącą aktualizację danych.

Czy warto zdecydować się na zakup systemu do zarządzania?

Warto. Jednak należy wybrać system, który będzie zarówno w naszym zasięgu finansowym jak również taki, który odpowie na potrzeby naszej firmy. Podkreślamy, że tanio nie zawsze w długim okresie oznacza taniej. Warto w tym zakresie skonsultować się ze specjalistą, który pomoże wybrać najbardziej optymalny system z szeregu rozwiązań na rynku.

Dodatkowo, to czy skorzystamy z pełnego wachlarza zalet i unikniemy możliwych wad związanych z instalacją systemu zależy w dużym stopniu od firmy przeprowadzającej wdrożenie. Dlatego warto jest wybrać partnera wdrożeniowego, który posiada wiedzę i doświadczenie. Takiego, który sprawi, że wdrożenie nowego systemu do zarządzania będzie strzałem w 10!

Autor

Paweł Prymakowski, CEO IT Vision – firmy wdrażającej ERP od 2000 roku. Doświadczony ekspert wykonawczy, sprzedaży i rozwoju biznesu.
Doświadczony ekspert. Prowadził wiele projektów międzynarodowych. Posiada doświadczenie w wielu branżach: IT, usługach, produkcji, budownictwie, zarządzaniu obiektami, handlu / dystrybucji. Paweł zna również bardzo dobrze obszary biznesowe takie jak: zarządzanie, kontroling, BPR, księgowość, zarządzanie projektami IT, fundusze unijne oraz planowanie i realizacja projektów międzynarodowych.