Upgrade systemu lub zmiana – kiedy to zrobić? Tomasz Woch

Zastanawiasz się, czy Twój system ERP jest wciąż wydajny i spełnia niezbędne założenia? Niestety, system ERP nie jest czymś, co kupujemy raz i zostaje z nami na zawsze bez zmian. Szybki rozwój technologii, postępująca digitalizacja i globalizacja sprawiają, że tempo zmian jest niezwykle szybkie. Dotyczy to zwłaszcza rozwiązań IT. Upgrade systemu lub zmiana może być Twoim najlepszym wyborem!

Jak poznać, że Twój system ERP nie nadąża za zmianami i jest przestarzały? Po czym stwierdzić, że oprogramowanie wymaga upgrade’u lub wymiany na nowe? Poniżej pragnę pokazać najważniejsze „objawy” mówiące o tym, że najwyższy czas na zmianę w zakresie programu do zarządzania przedsiębiorstwem.

Warto na wstępie zaznaczyć, że już występowanie chociaż jednego z objawów w Twojej firmie powinno skłonić Cię do rozważenia zmiany lub upgrade’u systemu.

Upgrade systemu ERP lub zmiana – po czym poznać, że to najwyższy czas?

Po czym poznać, że nasz system wymaga zmiany? Poznaj 10 głównych objawów:

1.Brak wsparcia ze strony dostawcy systemu – jeśli dostawca systemu przestał wspierać wersję systemu ERP z którego korzystasz i nie przewiduje przeprowadzania upgrade’ów. Nawet jeśli jesteś zadowolony ze swojego systemu, jego dostawca nie dba już o ten, z którego korzystasz warto rozejrzeć się za nowym rozwiązaniem. Wybór i wdrożenie nowego systemu to długi proces, dlatego lepiej rozpocząć go wcześniej, zanim Twój system przestanie spełniać swoją rolę i będzie wymagał (niemożliwego) upgrade’u. Wsparcie dostawcy jest ważne nie tylko w zakresie upgrade’u, ale również w zakresie wsparcia technicznego i naprawy ewentualnych problemów czy awarii. Jeśli system już w obecnym momencie nie spełnia wymagań tym bardziej jest to znak, że czas na nowe narzędzie.

2. Brak możliwości dostosowania systemu do zmian prawnych. Jeśli Twój system nie nadąża za zmianami w przepisach, narażasz się na ryzyko kar, błędów i chaosu w dokumentacji. System wspierający lokalne i międzynarodowe regulacje to nie tylko ogromny atut – to konieczność, jeśli chcesz uniknąć dodatkowej pracy i potencjalnych konsekwencji. Dzięki niemu nie musisz martwić się o zgodność dokumentów, ponieważ system sam dostosuje je do obowiązujących wymagań. Brak takiej funkcji może oznaczać godziny ręcznej pracy, błędy i frustrację. Przykładem jest KSeF, który nie tylko ułatwia zgodność z przepisami, ale także znacząco upraszcza przetwarzanie faktur, eliminując niepotrzebne, ręczne operacje.

3. Niewspółmierne do korzyści wysokie koszty utrzymania i aktualizacji systemu oraz infrastruktury. Zadaniem systemu ERP jest między innymi przynoszenie oszczędności, a nie kreowanie niepotrzebnych, wysokich kosztów. Jeśli utrzymanie systemu przewyższa korzyści ekonomiczne, warto zastanowić się nad zmianą systemu. Należy przy tym pamiętać o przeprowadzeniu niezbędnych kalkulacji, aby oszacować, jak koszty utrzymania i aktualizacji systemu wpływają na rentowność firmy. Analiza powinna uwzględniać zarówno bezpośrednie wydatki, jak i koszty pośrednie, takie jak podniesienie efektywności operacyjnej, automatyzacja procesów czy możliwość skalowania biznesu. Dopiero kompleksowa kalkulacja pozwoli podjąć świadomą decyzję, czy inwestycja w nowy system przyniesie realne korzyści ekonomiczne i operacyjne.

4. Tworzenie raportów jest utrudnione i nie można ich używać do kierowania firmą. Analiza dotychczasowych wyników to podstawa do podejmowania świadomych decyzji biznesowych. Jeśli dane są trudne do uzyskania, a raporty generowane poza systemem ERP, analiza może być czasochłonna i niedokładna. Dane do raportów powinny być pobierane automatycznie a same raporty generowane w systemie. Taką możliwość oferuje m.in. Dynamics 365, który, oprócz wbudowanego Power BI, dzięki rozszerzeniom opartym na sztucznej inteligencji (AI), umożliwia również tworzenie niestandardowych raportów.

5. Wzrastająca konieczność dopasowania się do systemu i brak możliwości dostosowania systemu do wymagań firmy, brak możliwości skalowania systemu. System powinien wspierać pracę firmy i rozwijać się razem z nią. Jeśli ogranicza naszą pracę lub wymaga dopasowania np. procesów w firmie do systemu oznacza to, że przestał być odpowiednim dopasowaniem do firmy.

6. Skomplikowane zasady użytkowania systemu, nieprzyjazny i nieintuicyjny interface. Taka sytuacja może sprawiać, że użytkownicy systemu będą unikać korzystania z oprogramowania i „obchodzić” zasady. System powinien ich wspierać i być łatwy w użytkowaniu. Warto postawić na system przyjazny pracownikom. Nowoczesne ERP, takie jak Dynamics 365, oferują dodatkową pomoc w postaci asystenta AI – Copilot, który ułatwia korzystanie z systemu i umożliwia łatwą komunikację za pomocą języka naturalnego.

7. Brak informacji w czasie rzeczywistym:

• Niedokładność w inwentaryzacji zapasów – jeśli nie posiadasz dokładnego zapisu o stanach magazynowych nie możesz optymalnie planować czy dokonywać zakupów. Tylko przetwarzanie danych w czasie rzeczywistym o zapasach przychodzących i wychodzących umożliwia dokładne kalkulacje oraz optymalne zarządzanie
• Niespójny czas dostawy produktu. Kompletne dostawy na czas, są kluczem do zadowolenia klientów, a posiadanie systemu ERP, który nie spełnia tego standardu, może być przeszkodą dla Twojej firmy. Kluczowa w dostawach na czas i w ich monitorowaniu jest informacja w czasie rzeczywistym o lokalizacji produktu.
• Brak możliwości obsługi systemu na urządzeniach mobilnych (smartfony, tablety). Do tego nie oferuje dostępu do danych z dowolnego miejsca i o każdym czasie. Taka sytuacja sprawia, że musisz fizycznie być w przedsiębiorstwie, przy urządzeniu, na którym system jest zainstalowany. Ogranicza to nie tylko korzystanie z systemu, ale pracę Twoją i pracowników.

8. Brak możliwość integracji, brak zautomatyzowanego przesyłania danych, wykonywanie procesów ręcznie/manualnie i poza systemem. Brak możliwości integracji, zautomatyzowanego przesyłania danych oraz konieczność wykonywania procesów ręcznie poza systemem powoduje znaczne ograniczenia. System ERP powinien usprawniać pracę i automatyzować procesy. Jeśli wymaga dodatkowej pracy poza systemem, oznacza to, że nie spełnia swojej roli i czas na zmianę. Ponadto, brak funkcji opartych na sztucznej inteligencji w Twoim systemie może sprawić, że konkurencja, wykorzystująca AI do przyspieszania operacji, zyska znaczącą przewagę.

9. Problemy z duplikowaniem danych. Typowym objawem narzędzia ERP wymagającego aktualizacji jest sytuacja, gdy obecny system nie może przetwarzać informacji w wielu miejscach z tego samego wpisu, wymagając wielokrotnego wprowadzania danych. Dane powinny być wprowadzane raz i automatycznie przesyłane do pozostałych obszarów, które z nich korzystają.

10. Brak elastyczności w dostosowaniu do zmieniających się wymagań biznesowych.
Przestarzały system ERP może być trudny do dostosowania do zmieniających się potrzeb firmy. Jeśli system nie nie pozwala na łatwe modyfikowanie czy wprowadzanie nowych funkcji, może ograniczać rozwój organizacji. Nowoczesne rozwiązania ERP, takie jak Dynamics 365, oferują dużą elastyczność, umożliwiając łatwe dostosowanie do rosnących wymagań biznesowych, wprowadzanie nowych funkcji i integrację z aplikacjami zewnętrznymi. Warto postawić na system, który ułatwi skalowanie biznesu i przyszły rozwój firmy.

Zmiana systemu ERP – podsumowanie

Jeśli zauważyłeś któryś z powyższych symptomów w Twojej firmie może to oznaczać, że to najwyższy czas na zmianę systemu ERP. W niektórych przypadkach wystarczający może być upgrade systemu do jego najnowszej wersji. Jeśli jednak dostawca oprogramowania nie zakłada kolejnych dostosować lub co gorsza nie działa już na rynku to znak, że czas zmienić system ERP. W sytuacji, w której dostawca systemu nie może Cię zapewnić, że upgrade do najnowszej wersji systemu rozwiąże zdiagnozowane problemy wtedy również warto wymienić system do zarządzania przedsiębiorstwem.

Pamiętaj, że system powinien być ułatwieniem i usprawnieniem dla firmy i jej pracowników, a nie zbędnym obciążeniem utrudniającym codzienne wykonywanie obowiązków.

Upgrade systemu – dlaczego warto?

Uaktualnienie do nowego i nowoczesnego rozwiązania ERP oraz sprawdzenie kompletnego środowiska IT może poprawić wydajność. Zmiana sprawi, że pracownicy będą mogli wykonać więcej pracy, w krótszym czasie. Oszczędność wynika z tego, że nowy, sprawny system ERP to mniej czasu na prace administracyjne, szybszy wgląd w najważniejsze dane lub po prostu przyjemniejsza praca z nowym oprogramowaniem. Wszystko to sprawia, że pracownicy są bardziej zadowoleni i bardziej produktywni, co ostatecznie przekłada się na wyniki biznesowe.

Nowy system usprawni procesy, a także wesprze te, który były wykonywane ręcznie lub w mniej sprawnej aplikacji. Poprawi się również integracja z innymi aplikacjami (np. CRM).

Zmiana lub zakup nowego systemu sprawi, że zyskasz jedno zintegrowane, kompletne rozwiązanie.

Autor

Tomasz Woch – główny konsultant w IT Vision. Menadżer projektów IT, konsultant biznesowy i analityk. Z IT Vision związany od 2011 roku.