Wybór systemu ERP – Jak się przygotować – Paweł Prymakowski
CEOWiesz, że chcesz wdrożyć system ERP w swojej firmie. Ale co dalej? Jak się do tego przygotować? Jak wybrać ERP oraz co warto wiedzieć przed podjęciem decyzji o wyborze systemu ERP i dostawcy?
Jak wybrać system ERP?
Wybór systemu ERP – odpowiedniego systemu do zarządzania przedsiębiorstwem nie jest łatwą decyzją. Przeglądając dostępne rozwiązania natrafiamy na dziesiątki systemów i setki firm, które proponują wdrożenia. W przypadku branży produkcyjnej warto rozważyć systemy zarządzania produkcją, które uwzględniają specyficzne potrzeby tego sektora.
Wybór odpowiedniego systemu oraz partnera wdrożeniowego nie jest więc łatwy. Uruchomienie lub zmiana systemu ERP jest dużą inwestycją, którą przeprowadza się raz na kilka lat. Na etapie decyzji, jaki system ERP wybrać, warto postawić na ten, najlepiej dopasowany do specyfiki firmy. Dodatkowo dobry partner wdrożeniowy odpowiedzialny jest nie tylko za uruchomienie systemu w naszej firmie, ale również za późniejsze wsparcie w jego obsłudze, rozwoju i aktualizacjach. Dlatego warto mieć na uwadze, że partner wdrożeniowy będzie z nami pracował również po wdrożeniu.
Na szczęście do wyboru systemu ERP i firmy odpowiedzialnej za jego uruchomienie można się przygotować. Dzięki temu możliwy jest odpowiedni wybór systemu ERP oraz partnera wdrożeniowego – najlepiej pasujących do przedsiębiorstwa.
Określ oczekiwania i konieczne funkcjonalności
Na początek, oprócz zastanowienia się, jaki wybrać system ERP, warto także zadać sobie pytanie, czego wymagamy od nowego systemu. Aby ustalić odpowiedź na to pytanie warto zebrać zespół reprezentujący różne obszary i departamenty przedsiębiorstwa, a także zaprosić do niego przedstawicieli dostawców czy klientów. W przypadku tworzenia zespołu, który ma zaprojektować wymagania dla systemu warto postawić na osoby, które znają firmę i nie boją się wyrażać własnego zdania. Zespół powinien określić zarówno wymagania systemowe jak i funkcjonalne.
Lista wymagań – kryteria wyboru ERP
Po stworzeniu listy wymagań dobrze jest podzielić funkcjonalności według ich istotności. Kryteria wyboru ERP warto jest oprzeć na modelu MoSCoW, z którego również korzysta IT Vision podczas ustalania priorytetów dla funkcjonalności systemów z klientem. Model MoSCoW określa 4 grupy wymagań dla systemu:
M – Must have – wymagania obligatoryjne, bez których systemy IT dla firm nie będą spełniały swojego zadania,
S – Should have – wymagania, które powinny znaleźć się w systemie,
C – Could have – wymagania dodatkowe, które są pożądane, ale nie są niezbędne,
W – Won’t have – wymagania, które nie zostaną wdrożone (ale mogą być wdrożone w przyszłości).
Ważne jest, aby na liście znajdowały się funkcje systemu, które są naprawdę potrzebne dla funkcjonowania twojego przedsiębiorstwa. Odpowiednie kryteria wyboru ERP powinny uwzględniać zarówno obecne potrzeby firmy, jak i przyszły rozwój. Warto taką listę stworzyć razem z partnerem wdrożeniowym. Pozwoli to nie tylko na łatwiejszy wybór systemu ERP, ale również na sprawne zarządzanie całym procesem implementacji i podejmowanie odpowiednich decyzji wdrożeniowych. Warto upewnić się, że na liście nie ma niepotrzebnych funkcjonalności.
Pomyśl o przyszłości
Jak wybrać system ERP, aby spełniał potrzeby firmy nie tylko teraz, ale i w przyszłości? Tworząc listę wymagań warto pamiętać, że system nie jest tylko „na teraz”. Po jego wdrożeniu będzie przez lata funkcjonował w przedsiębiorstwie. W krajach Europy Zachodniej średni czas korzystania z jednego systemu przez firmy to ok. 5-6 lat. Polskie firmy korzystają z wdrożonych rozwiązań jeszcze dłużej. Dlatego ważne jest, aby przy wyborze systemu i ustalaniu jego funkcjonalności określić przewidywane kierunki rozwoju czy wzrostu firmy.
Zrób przegląd
Przed wyborem systemu ERP warto jest zrobić przegląd systemów, z których korzysta firma. Trzeba określić z funkcjonowania, których systemów pracownicy są zadowoleni i które dobrze funkcjonują w przedsiębiorstwie. Należy rozważyć czy któryś z systemów należałoby zastąpić w ramach wdrożenia ERP, a które z nich warto zostawić i zintegrować z nowym narzędziem.
Robiąc przegląd systemów dobrze jest zastanowić się nie tylko nad tym, jaki system ERP wybrać, ale również czy możliwe jest usprawnienie części z nich. Należy też upewnić się, że żaden z obsługiwanych procesów nie jest wadliwy. Jeśli zależy nam na zwiększaniu efektywności jest to niezbędne. Obsługa wadliwego procesu przez system ERP nie przyniesie oczekiwanych rezultatów.
Jak powiedział Thorsten Dirks, CEO Telefónica Deutschland AG:
„Wenn sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben sie einen scheiß digitalen Prozess “
Decydując się na wybór systemu ERP warto sprawdzić czy możliwa będzie jego integracja z posiadanymi przez firmę systemami. Zakup czy wymiana systemu ERP ma na celu upraszczanie procesów w przedsiębiorstwie – należy upewnić się, że w przypadku pozostawienia istniejących systemów nie będzie konieczności wykonywania pewnych operacji podwójnie a dane będą sprawnie i automatycznie przekazywane pomiędzy tymi systemami. W sektorze e-commerce duże znaczenie ma sprawna wymiana danych między systemem ERP a platformą sprzedażową. Warto zwrócić uwagę na ERP dla e-commerce, które zapewnia płynną synchronizację zamówień, magazynu i księgowości.
Ustal budżet i sprawdź koszty utrzymania przy wyborze systemu ERP
Warto również ustalić budżet, którym dysponuje firma, aby wdrożyć i utrzymać system ERP. Należy pamiętać, że koszt ERP to nie tylko koszt wdrożenia, ale również m.in. koszty utrzymania systemu i użytkowników. W przypadku systemów on-premise to również koszty aktualizacji. Zakup systemu to zazwyczaj wieloletnia inwestycja. Szukając odpowiedniego systemu dla firmy trzeba wziąć pod uwagę również wydatki w długim okresie.
Zastanawiając się, jak wybrać system ERP, dobrze jest również obliczyć wskaźnik rentowności ROI (ang. return on investment, zwrot z inwestycji). Jak wspomniałem wcześniej, średni czas korzystania z jednego systemu przez firmy to ok. 5-6 lat. Dlatego kolejnym wskaźnikiem, który warto policzyć jest TCO – Total Cost of Ownership (Całkowity Koszt Posiadania). Przy obliczaniu TCO należy uwzględnić również ukryte koszty takie jak personel IT, rotacja personelu, koszty partnera wdrożeniowego, awarie, koszty aktualizacji itp. Obliczenie tych wskaźników pozwoli stworzyć realny obraz sytuacji finansowej – środków koniecznych do zaangażowania oraz finansowej rentowności przedsięwzięcia.
Ważne, aby przy wyborze systemu ERP nie kierować się jedynie ceną wdrożenia. Warto wziąć pod uwagę cenę utrzymania czy uruchomienia dodatkowych modułów. Systemy ERP również mają swoją specyfikę. Niektóre z nich są bardziej dopasowane do branży produkcyjnej, inne zaś do branży hi-tech czy usług profesjonalnych. Wybór systemu ERP (odpowiedniego narzędzia) pozwoli również na zmniejszenie liczby customizacji. Przedsiębiorstwa zajmujące się handlem i logistyką mogą skorzystać z rozwiązań takich jak systemy zarządzania dystrybucją, które ułatwiają kontrolę nad łańcuchem dostaw i magazynowaniem.
Mówiąc o kosztach krótko i długoterminowych – zastanawiając się jaki system ERP wybrać, warto wziąć pod uwagę również konieczność i możliwości customizacji systemu. Systemy chmurowe są zazwyczaj tańsze, jeśli chodzi o wdrożenie, ale ponosi się miesięczną cenę utrzymania systemu. Zazwyczaj systemy oparte o Cloud mają mniejszą możliwość dostosowania oferowanych funkcjonalności do specyfiki firmy. Z drugiej strony systemy on-premise wymagają większego nakładu finansowego na początku, ale pozwalają w dużym stopniu na dopasowanie funkcjonalności do potrzeb przedsiębiorstwa. Dla firm świadczących usługi profesjonalne dobrze dopasowanym rozwiązaniem będą systemy ERP dla usług, które wspierają zarządzanie projektami i kontraktami.
Wybór partnera
Kolejnym krokiem przy wyborze systemu ERP jest znalezienie odpowiedniego partnera wdrożeniowego. Warto pamiętać, że jeśli system ERP będzie wymagał customizacji najlepiej znaleźć takiego partnera, który ma doświadczenie w przygotowywaniu dostosowań oraz doświadczenie we współpracy z przedsiębiorstwami z branży. Szukając partnera wdrożeniowego warto zapytać go o referencje, doświadczenie w branży, podejście do dostosowań, które mają być wykonane. Wiele firm wdrożeniowych oferuje również dedykowane moduły, które nie zawierają się w standardzie systemu. Warto zapytać również o nie.
Pamiętaj – relacja z partnerem wdrożeniowym to związek na lata
Wybór systemu ERP to nie tylko decyzja dotycząca samego oprogramowania, ale także partnera wdrożeniowego, z którym firma będzie współpracować przez długi czas. Trzeba pamiętać, że wybór partnera wdrożeniowego jest ważny, a współpraca z nim będzie trwać po wdrożeniu: podczas serwisu, upgrade’ów czy podczas rozszerzania systemu o kolejne moduły. Wybór partnera wdrożeniowego to wejście w relacje na długie lata – dobrze jest wybrać takiego, któremu ufamy i który zadba o naszą firmę i jej rozwój, a także będzie służył radą i doświadczeniem. Ważne, żeby partnera charakteryzowała nie tylko duża wiedza i doświadczenie w zakresie wdrażania systemów ERP, ale również duże zrozumienie dla działalności twojego przedsiębiorstwa.
Poświęć czas
Nie ma jednej, prostej odpowiedzi na pytanie jak przygotować się do wyboru systemu ERP. Jednak warto poświęcić na to przygotowanie trochę czasu – dowiedzieć się jak najwięcej o firmie, zebrać oczekiwania i zbadać możliwości. Świadomość naszych oczekiwań i wymagań będzie nieoceniona przy wyborze systemu, a także jego dostawcy.
Autor
Paweł Prymakowski, CEO IT Vision – firmy wdrażającej ERP od 2000 roku. Doświadczony ekspert wykonawczy, sprzedaży i rozwoju biznesu.
Doświadczony ekspert. Prowadził wiele projektów międzynarodowych. Posiada doświadczenie w wielu branżach: IT, usługach, produkcji, budownictwie, zarządzaniu obiektami, handlu / dystrybucji. Paweł zna również bardzo dobrze obszary biznesowe takie jak: zarządzanie, kontroling, BPR, księgowość, zarządzanie projektami IT, fundusze unijne oraz planowanie i realizacja projektów międzynarodowych.
