KSeF katalizatorem cyfryzacji księgowości

KSeF-u nie należy traktować jako kolejnego biurokratycznego obowiązku – może być on katalizatorem cyfryzacji działów księgowych w firmach. 

Spójrzmy, jak obecnie wygląda proces fakturowania sprzedaży po stronie sprzedawcy, a następnie księgowanie faktury zakupu po stronie nabywcy: 

• Po stronie sprzedawcy wystawiana jest faktura. Powszechnie używane są do tego systemy informatyczne. Nawet jeśli wystawiona faktura ma formę elektroniczną, to najczęściej jest to plik PDF, będący elektronicznym odzwierciedleniem wydruku.  

• Faktura w formie PDF czy skanu nie ma ustrukturyzowanej formy. Po doręczeniu do odbiorcy musi zostać z powrotem odczytana i wprowadzona do systemu informatycznego nabywcy. Z kolei, jeśli faktura ma formę papierową, to aby zostać wprowadzona, musi zostać poddana procesowi OCR lub zostać ręcznie wprowadzona do systemu. 

Jak widać na schemacie pomiędzy systemami odbiorcy a sprzedawcy faktury dokument zmienia swoją formę, musi być poddawany obróbce. 

Ten przypływ wygląda podobnie, niezależnie od tego, czy dotyczy faktur papierowych czy elektronicznych w formacie PDF. Faktury w PDF, choć są bez wątpienia krokiem naprzód, to dalej są cyfrowym odzwierciedleniem „analogowego” „papierowego” procesu wymiany dokumentów.  

KSeF wyeliminuje te analogowe ogniwa. Faktura wystawiona za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur lub innej platformy EDI przechodzi przez w pełni cyfrowy proces, bez „analogowych” zaszłości.  

Warto natomiast zadbać o sprawny workflow – dalsze przetwarzanie faktur zakupowych – już wyłącznie w postaci elektronicznej. Pozwoli to zaoszczędzić czas i zredukować liczbę błędów. Mamy też sporo możliwości automatyzacji poszczególnych kroków w tym procesie. 

Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat automatyzacji procesów księgowych i integracji systemów z KSeF.