Jak ustalić i mierzyć Kluczowe Wskaźniki Efektywności – Paweł Prymakowski
CEOJak ustalić i mierzyć Kluczowe Wskaźniki Efektywności (KPI) w firmach sektora MŚP?
Bardzo często właściciele i menadżerowie małych i średnich firmach uważają, że definiowanie kluczowych wskaźników efektywności jest domeną dużych przedsiębiorstw i korporacji. To prawda, że określanie i mierzenie efektywności za pomocą odpowiednich wskaźników KPI jest niezbędne w dużych organizacjach, ponieważ pozwala ocenić, czy firma podąża w dobrym, czy złym kierunku. Jest to typowe narzędzie kontroli menedżerskiej stosowane do oceny działań bieżących w celu realizacji strategii. Dzięki odpowiednio dobranym wskaźnikom możliwy jest skuteczny monitoring KPI, który pomaga w bieżącej ocenie sytuacji w firmie. Czy na pewno mierzenie tych wskaźników KPI powinno być jedynie domeną dużych firm?
Dotychczas uważano, że w mniejszych organizacjach łatwiej zauważyć wszelkie zmiany i szybko wprowadzić plan naprawczy. Jednak obecne środowisko biznesowe, rosnąca konkurencja oraz dynamicznie zmieniająca się sytuacja rynkowa niejako zmuszają również małe i średnie przedsiębiorstwa, by korzystały ze specjalnych narzędzi do oceny efektywności. Każda organizacja powinna być nastawiona na budowanie kultury organizacyjnej zorientowanej na wyniki. W tym celu warto wykorzystać analizy KPI, które pomogą w dokładnym zrozumieniu obszarów wymagających poprawy. Rozwiązaniem może być wdrożenie systemu ERP, który pozwala na kompleksowe zarządzanie procesami biznesowymi i analizowanie kluczowych wskaźników efektywności.
Od czego należy zacząć?
Na pewno od jasno zdefiniowanej strategii rozwoju i zastanowienia się, co może wyróżnić nas na tle konkurencji. Następnie we wszystkich zakresach naszej działalności trzeba określić interesujące nas wskaźniki KPI. Nie powinniśmy ograniczać się do wskaźników, tylko i wyłącznie finansowych. Odpowiednio dobrane mierniki pomogą również w zarządzaniu operacyjnym, w zarządzaniu zasobami ludzkimi, w ocenie jakości obsługi klientów. Wdrożenie systemu Dynamics 365 umożliwia efektywne zarządzanie danymi, automatyzację procesów biznesowych oraz optymalizację zarządzania zasobami, co wspiera realizację określonych wskaźników KPI.
Należy jednak pamiętać, że więcej nie znaczy lepiej. Wybierzmy wskaźniki, które mają realny wpływ na naszą firmę i jej wyniki. W zupełności wystarczy pomiar 20 wskaźników KPI (choć coraz więcej konsultantów sugeruje, że powinno ich być ok. 10).
Jak dobrać Kluczowe Wskaźniki Efektywności (KPI)?
Wybierzmy tylko te wskaźniki KPI, które są mierzalne w określonym przedziale czasu oraz takie, na które pracownicy mają realny wpływ. Kluczowe wskaźniki efektywności KPI mają kształtować odpowiedzialność pracowników za wyniki przedsiębiorstwa. W związku z tym należy zastanowić się również nad sposobem wynagradzania za osiągnięcie oczekiwanych celów. Kolejną kwestią do przemyślenia jest umożliwienie uprawnionym osobom dostępu do bieżących wyników. Regularne analizy KPI pozwalają na szybkie wykrywanie odchyleń od założonych wyników i podejmowanie odpowiednich działań naprawczych.
Dobierając składniki, warto pamiętać, aby były one aktualne, nadzorowane przez zarząd, proste (każdy z pracowników powinien wiedzieć, w jaki sposób osiągnąć dany wynik oraz co na niego wpływa), oparte na zespołach w przedsiębiorstwie, istotne (mające bezpośrednie przełożenie na kondycję firmy), klarowne (określone w taki sposób, by ograniczyć możliwość sterowania nimi).
Jakie wskaźniki KPI powinno się mierzyć?
Oprócz wskaźników KPI typowo finansowych (np. marża sprzedaży, zysk netto, wartość sprzedaży na pracownika, zwrot z inwestycji) pamiętajmy też o wskaźnikach, które mają wpływ na postrzeganie firmy przez jej klientów, dostawców czy też samych pracowników.
Przykładem takich Kluczowych Wskaźników Efektywności (KPI) mogą być:
- stosunek produktów wadliwych do ogółem wyprodukowanych
- wydajność pracy na 1 pracownika
- czas realizacji zamówień
- czas od wystąpienia usterki do jej naprawienia
- rotacja pracowników
- zadowolenie/satysfakcja klientów lub pracowników
- liczba reklamacji w stosunku do liczby sprzedanych produktów
- procent nieterminowych lub niekompletnych dostaw.
Oprócz wskaźników KPI typowo finansowych (np. marża sprzedaży, zysk netto, wartość sprzedaży na pracownika, zwrot z inwestycji) pamiętajmy też o wskaźnikach, które mają wpływ na postrzeganie firmy przez jej klientów, dostawców czy też samych pracowników.
Koniecznie śledź postęp!
Ze względu na fakt, że mierzenie kluczowych wskaźników efektywności wymaga bieżącego śledzenia postępu (praktycznie 24h/7) oraz porównywania rzeczywistych wyników z określonymi celami, każda organizacja wdrażająca tego typu narzędzie kontroli potrzebuje odpowiedniego rozwiązania informatycznego. Osobnym tematem jest, czy będzie to prosty skoroszyt excel’a, analizy KPI wielowymiarowe czy też moduł klasy Business Intelligence.
Najważniejszą kwestią obok określenia celów i wskaźników jest zdefiniowanie dalszych kroków w celu monitorowania procesu. Tylko w ten sposób, również mniejsze przedsiębiorstwo jest w stanie wdrożyć zarządzanie przez cele oraz zapewnić sobie monitoring KPI, który umożliwia wczesne ostrzeganie o zachodzących zmianach. Dzięki temu będzie mogło szybko i elastycznie reagować. Co więcej, taka firma zwiększy swoją szansę na sukces w dobie ciągle zmieniającej się rzeczywistości biznesowej.
Jeśli szukasz systemu, który ułatwi monitorowanie KPI w twojej firmie, sprawdź rozwiązania dla swojej branży: ERP dla produkcji czy ERP dla e-commerce, które pomogą w efektywnym zarządzaniu danymi i optymalizacji procesów.
Może Cię także zainteresować:
